整理整頓、これで仕事も勉強もバッチリ
こんにちは、
拙作ブログをご覧いただきありがとうございます。
今回は、
整理整頓について考えてみたいと思います。
皆さん、整理整頓やってますか。
整理整頓しないとどうなるでしょうか。
そのへんのところを身近な例で見てみましょう。
1)爪切りがない!
そうなんですよね。
家のなかで一番問題になるのがこの「爪切り」です。
使った人が使いっぱなしにしているからですよね。
仮に自分専用の爪切りだとしても、
整理整頓が悪いと結果は同じです。
探すのに一苦労です。
2)電話機のそばに置いていたボールペンがない!
これもよくありますね。
大事な電話がかかってきたときに限って、
ボールペンがない!
用件がメモできない!
◆家庭内であればまだまし。
そうなんです。
整理整頓の問題が家庭内であればまだましです。
これが仕事であれば大変です。
場合によっては「始末書」ものです。
大事な契約書が見つからない
となると大変です。
契約書とまでとはいかなくても、
仕事で使う資料が見つからないと、
とたんに仕事の効率が落ちてしまいます。
◆勉強も、運動も。
この効率といえば、
勉強や運動にもあてはまります。
逆にいうと、整理整頓さえしておけば、
仕事も勉強も運動も、
「はかどる」ということになります。
えっ、そんなこと百も承知だと??
だけど分かっていても、
実践できないのですよね。
その辺のところも一緒に考えてみましょう。
1.整理整頓の基本
整理整頓の基本は下記です。
1-1.どこに何があるかが分かるように
ものは見えるところに置きましょう。
目が届くところです。
つまり、普段の自分の行動範囲のなかに、
必要なものを、できるだけ見えるようにしておきます。
◆重ね置きはやめよう。
そこでよく見かけるのが、
ものを重ねておいていることです。
これだと、下の方が見えません。
もし、重ねるとしたら、
大きいのは下にしましょう。
そうすると、下のものは一部が見えますので、
それが何かが分かります。
1-2.小物は透明なケースへ
小物はケースに入れてください。
その方が整理しやすいからです。
なくしにくいからです。
そのケースは透明なものにしましょう。
中身が見えて、ものの確認できるからです。
1-3.中が見えないケースにはメモを
透明なケースがないときは、
(たとえば、段ボールなどには)
箱の外にメモを貼っておきましょう。
そのメモに中身を書いておきます。
あるいは、じかに書いてもよいでしょう。
書く(あるいはメモを貼る)ヶ所は、
できれば3面(上、横×2)にしましょう。
そうすると、
段ボールを重ねても大丈夫です。
どちらかの面が表に出てきます。
中に何が入っているかが確認できます。
2.整理整頓の方法
次に、整理整頓の方法です。
2-1.置き場所を決めておく
まず置き場所を決めておきましょう。
以下は我が家の例です。
①車のキー:玄関の鍵かけ。
②ボールペン1:壁掛けカレンダーの前。
日別予定が書きやすいように。
③ボールペン2:電話の前。(付箋紙と一緒に)
メモしやすいように。
④爪切り:テレビの前。
⑤懐中電灯:玄関。(非常用)
2-2.不要なものは捨てる
不要なものは捨てましょう。
これが、本当の「整理」です。
不要なものを大事に持っていても場所のムダです。
今、はやりの
「断捨離(だんしゃり)」
をしましょう。
価値のあるものは、
メルカリなどに出品するとお金になります。
家の中が(あるいは倉庫が)片付いたうえに、
お金が入ります。
一石二鳥です。
2-3.最低1年に1回は棚卸しを
この断捨離を兼ねて、1年に1回は棚卸しをしましょう。
これは家庭内に限りません。
会社(仕事)、部活(学校)でも同じです。
3.整理整頓のメリット
整理整頓のメリットも整理しておきましょう。
(ごめんなさい。シャレがでてきました)
3-1.探す手間が省ける
整理整頓しておくと、
必要なものがすぐに見つかりますし、
それが自分の手の届くところであれば、
探す手間が省けますし、
手にする手間も省けます。
私は会社でも家でも、
よく使うものは、
半径1m以内に置いています。
【半径1m以内に置いているもの】
ペン、ハサミ、マーカー、パソコン、スマホ、メモ用紙、
電卓、ティッシュ(ドライ、ウエット両方)、
のり、テープ、カッター、クリップ、
インデクスシート、ポストイット(大、中、小)、
マグネット、眼鏡拭き、はたき(埃払い)、
ハンディ掃除機、卓上カレンダー
3-2.効率が上がる
整理整頓しておくと、
圧倒的に仕事の効率が上がります。
仕事だけではありません。
たとえば、家事もそうですよね。
①台所:
鍋、茶碗、箸、包丁などを、
決まった場所に置いておけば、
目をつぶっていても取り出せますよね。
②洗濯:
洗剤、ハンガー、洗濯挟み(大、中、小)も、
整理整頓されていれば、
洗濯の効率は飛躍的に上がります。
というか、上記日常生活では、
大体が置き場は決まっていますよね。
長年の知恵です。
つまり、主婦(夫)は整理整頓の達人です。
3-3.要不要が確認できる
整理整頓しておくと、
要るものと、要らないものがよく分かります。
整理整頓した当初は要るものだったのでしょうが、
時間の経過や状況の変化で不要になったものが出ます。
それが一目瞭然に分かるのです。
◆たとえば電池
たとえば単1電池を例にとりましょう。
当初は懐中電灯のために、
単1電池を常備していたとします。
非常用の懐中電灯ですので、
電池も分かりやすいところに置いておきました。
ところが、
その懐中電灯を買い直したのです。
今度はリモコンとの互換性を考え、
単3にしました。
そうすると単1電池は不要ですよね。
このように全種類の電池を分かるように置いておくと、
不要なものがすぐに分かります。
3-4.心が穏やかになる
一番大きなメリットはこれではないかと思っています。
そうなんです。
気持ちが穏やかになるのです。
必要なものが整理整頓されていると、
気持ちが落ち着きます。
「よし、何があってもいいぞ」
という安心感があります。
これは隠れた大きなメリットです。
4.資料整理のコツ
最後に、仕事編です。
仕事で大事なのは資料整理です。
この資料整理のうまい、へたで、
仕事の効率が随分と変わってきます。
以下は、私が実践している資料整理法です。
4-1.紙はキングファイルに入れて分類
紙はキングファイルに綴じます。
このキングファイルを、意味ありごとに分類します。
◆キングファイルの分類
基本は案件ごとです。
○○プロジェクト_予算関係
○○プロジェクト_計画書
○○プロジェクト_完了報告書
◆インデックスで仕切る。
キングファイルのなかの資料、書類はグループ化して、
インデックス(口取り紙)を貼ります。
これで、キングファイルを開けると、
一目で何が綴じられているかが分かります。
・令達書 ・購入仕様書 ・契約書
・工程表 ・体制表 ・連絡票
4-2.できるだけ電子化を
上記紙ベースはもう時代おくれです。
しかも、以下のデメリットがあります。
①場所をとる
②持ち運びに不便
③劣化しやすい
たしかに、
契約書などは原紙が必要でしょうが、
それ以外であれば「写し」でも構いません。
であれば、全部PDF化(電子化)しましょう。
私は全部(契約書も)PDF化して、
ポータブルHDDに入れています。
このポータブルHDDには、
Word、Excelで作成した資料も入れています。
◆PCに保存しない。
ここで注意したいのは、
上記PDFなどの電子版は
PCに入れないようにしてください。
外付けのポータブルHDDに保管
するようにしてください。
【PCに保存しない理由】
①PCに入れておくと使い回しができない。
②信頼性が落ちる。
PCがクラッシュ(故障)すると、
資料もダメになる。(取り出せなくなる)
4-3.セキュリティに注意
PCでもポータブルHDDでもそうですが、
セキュリティには十分な注意が必要です。
ちなみに紙の場合は、
保管庫に施錠して管理します。
【PCやポータブルHDDのセキュリティ】
基本的にはパスワードで保護します。
PCはBIOSレベルで保護してください。
ポータブルHDDは、
ハードセキュリティのついたHDD
にしましょう。
私は下記写真のHDDを使っています。
メーカ : アイオーデータ
型番 : HDPD-SUT1.0K
容量 : 1TB
5.まとめ
どうでしたか。
整理整頓の重要性が再認識されたでしょうか。
その重要性が分かっていても、
実践しなければ意味ありません。
ここで整理整頓のポイントを復習しておきます。
1)ものは最小限に。(できるだけ減らす)
2)ものは見えるところに置いておく。
3)資料は分類化が重要。(大分類:案件)
4)資料はできるだけ電子化する。
それが分かれば、あとは実行あるのみです。
「あとから」ではダメ
です。
今やらないと、
ものが増えてきます。
そうなると、
ますます気が重くなります。
善は急げです。
今、この瞬間から実行しましょう。
最後までお読みいただき、
ありがとうございました。
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※更新履歴※
【更新】2020年1月26日、6月7日、10月28日、2022年9月23日
少しだけ校正させていただきました。
【更新】2019年10月5日
「目次」を追加しました。
これで少しは読みやすくなったと思います。
※CMリンク※
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