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こんにちは、拙作ブログのご紹介です。このブログは河原健次がお届けしています。大分市出身、木更津市在住です。すでに半世紀以上も生存しています。その長い歴史から、日常生活や人生に参考になりそうな情報を提供しています。読者のみなさんに役立つことを願っています。

整理整頓、これで仕事も勉強もバッチリ

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こんにちは、

拙作ブログをご覧いただきありがとうございます。

 

今回は、

整理整頓について考えてみたいと思います。

 

皆さん、整理整頓やってますか。


整理整頓しないとどうなるでしょうか。


そのへんのところを身近な例で見てみましょう。

 

1)爪切りがない!

 

そうなんですよね。


家のなかで一番問題になるのがこの「爪切り」です。


使った人が使いっぱなしにしているからですよね。


仮に自分専用の爪切りだとしても、

整理整頓が悪いと結果は同じです。


探すのに一苦労です。

 

2)電話機のそばに置いていたボールペンがない!

これもよくありますね。


大事な電話がかかってきたときに限って、

ボールペンがない!


用件がメモできない!

 

◆家庭内であればまだまし。

そうなんです。


整理整頓の問題が家庭内であればまだましです。

 

これが仕事であれば大変です。


場合によっては「始末書」ものです。


大事な契約書が見つからない

 

となると大変です。


契約書とまでとはいかなくても、

仕事で使う資料が見つからないと、


とたんに仕事の効率が落ちてしまいます。

 

◆勉強も、運動も。

この効率といえば、

勉強や運動にもあてはまります。


逆にいうと、整理整頓さえしておけば、


仕事も勉強も運動も、

「はかどる」ということになります。

 

えっ、そんなこと百も承知だと??

 

だけど分かっていても、
実践できないのですよね。

 

その辺のところも一緒に考えてみましょう。

 

 

 

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1.整理整頓の基本

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整理整頓の基本は下記です。

 

1-1.どこに何があるかが分かるように

ものは見えるところに置きましょう。


目が届くところです。


つまり、普段の自分の行動範囲のなかに、
必要なものを、できるだけ見えるようにしておきます。

 

◆重ね置きはやめよう。

そこでよく見かけるのが、

ものを重ねておいていることです。


これだと、下の方が見えません。


もし、重ねるとしたら、
大きいのは下にしましょう。


そうすると、下のものは一部が見えますので、
それが何かが分かります。

 

1-2.小物は透明なケースへ

小物はケースに入れてください。


その方が整理しやすいからです。


なくしにくいからです。


そのケースは透明なものにしましょう。


中身が見えて、ものの確認できるからです。

 

1-3.中が見えないケースにはメモを

透明なケースがないときは、
(たとえば、段ボールなどには)
箱の外にメモを貼っておきましょう。


そのメモに中身を書いておきます。


あるいは、じかに書いてもよいでしょう。


書く(あるいはメモを貼る)ヶ所は、
できれば3面(上、横×2)にしましょう。


そうすると、

段ボールを重ねても大丈夫です。


どちらかの面が表に出てきます。


中に何が入っているかが確認できます。

 

2.整理整頓の方法

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次に、整理整頓の方法です。

 

2-1.置き場所を決めておく

まず置き場所を決めておきましょう。


以下は我が家の例です。

①車のキー:玄関の鍵かけ。

②ボールペン1:壁掛けカレンダーの前。
日別予定が書きやすいように。

③ボールペン2:電話の前。(付箋紙と一緒に)
メモしやすいように。

④爪切り:テレビの前。

⑤懐中電灯:玄関。(非常用)

 

2-2.不要なものは捨てる

不要なものは捨てましょう。


これが、本当の「整理」です。


不要なものを大事に持っていても場所のムダです。


今、はやりの

「断捨離(だんしゃり)」

をしましょう。


価値のあるものは、

メルカリなどに出品するとお金になります。


家の中が(あるいは倉庫が)片付いたうえに、

お金が入ります。


一石二鳥です。

 

2-3.最低1年に1回は棚卸しを

この断捨離を兼ねて、1年に1回は棚卸しをしましょう。


これは家庭内に限りません。


会社(仕事)、部活(学校)でも同じです。

 

3.整理整頓のメリット

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整理整頓のメリットも整理しておきましょう。
(ごめんなさい。シャレがでてきました)

 

3-1.探す手間が省ける

整理整頓しておくと、
必要なものがすぐに見つかりますし、
それが自分の手の届くところであれば、
探す手間が省けますし、

手にする手間も省けます。


私は会社でも家でも、

よく使うものは、

半径1m以内に置いています。


【半径1m以内に置いているもの】

ペン、ハサミ、マーカー、パソコン、スマホ、メモ用紙、

電卓、ティッシュ(ドライ、ウエット両方)、

のり、テープ、カッター、クリップ、

インデクスシート、ポストイット(大、中、小)、

マグネット、眼鏡拭き、はたき(埃払い)、

ハンディ掃除機、卓上カレンダー

 

3-2.効率が上がる

整理整頓しておくと、

圧倒的に仕事の効率が上がります。


仕事だけではありません。


たとえば、家事もそうですよね。


①台所:

鍋、茶碗、箸、包丁などを、

決まった場所に置いておけば、

目をつぶっていても取り出せますよね。


②洗濯:

洗剤、ハンガー、洗濯挟み(大、中、小)も、

整理整頓されていれば、

洗濯の効率は飛躍的に上がります。

 

というか、上記日常生活では、

大体が置き場は決まっていますよね。


長年の知恵です。


つまり、主婦(夫)は整理整頓の達人です。

 

3-3.要不要が確認できる

整理整頓しておくと、
要るものと、要らないものがよく分かります。


整理整頓した当初は要るものだったのでしょうが、

時間の経過や状況の変化で不要になったものが出ます。


それが一目瞭然に分かるのです。


◆たとえば電池

たとえば単1電池を例にとりましょう。


当初は懐中電灯のために、

単1電池を常備していたとします。


非常用の懐中電灯ですので、
電池も分かりやすいところに置いておきました。


ところが、

その懐中電灯を買い直したのです。


今度はリモコンとの互換性を考え、

単3にしました。


そうすると単1電池は不要ですよね。


このように全種類の電池を分かるように置いておくと、
不要なものがすぐに分かります。

 

3-4.心が穏やかになる

一番大きなメリットはこれではないかと思っています。


そうなんです。
気持ちが穏やかになるのです。


必要なものが整理整頓されていると、
気持ちが落ち着きます。


「よし、何があってもいいぞ」


という安心感があります。


これは隠れた大きなメリットです。

 

4.資料整理のコツ

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最後に、仕事編です。


仕事で大事なのは資料整理です。


この資料整理のうまい、へたで、

仕事の効率が随分と変わってきます。

 

以下は、私が実践している資料整理法です。


4-1.紙はキングファイルに入れて分類

紙はキングファイルに綴じます。
このキングファイルを、意味ありごとに分類します。

 

◆キングファイルの分類

基本は案件ごとです。
○○プロジェクト_予算関係
○○プロジェクト_計画書
○○プロジェクト_完了報告書

 

◆インデックスで仕切る。

キングファイルのなかの資料、書類はグループ化して、

インデックス(口取り紙)を貼ります。


これで、キングファイルを開けると、

一目で何が綴じられているかが分かります。
・令達書 ・購入仕様書 ・契約書
・工程表 ・体制表 ・連絡票

 

4-2.できるだけ電子化を

上記紙ベースはもう時代おくれです。


しかも、以下のデメリットがあります。

①場所をとる
②持ち運びに不便
③劣化しやすい

たしかに、
契約書などは原紙が必要でしょうが、

それ以外であれば「写し」でも構いません。

 

であれば、全部PDF化(電子化)しましょう。

 

私は全部(契約書も)PDF化して、

ポータブルHDDに入れています。


このポータブルHDDには、

Word、Excelで作成した資料も入れています。

 

◆PCに保存しない。

ここで注意したいのは、
上記PDFなどの電子版は
PCに入れないようにしてください。


外付けのポータブルHDDに保管

するようにしてください。


【PCに保存しない理由】

①PCに入れておくと使い回しができない。
②信頼性が落ちる。


PCがクラッシュ(故障)すると、
資料もダメになる。(取り出せなくなる)

 

4-3.セキュリティに注意

PCでもポータブルHDDでもそうですが、
セキュリティには十分な注意が必要です。


ちなみに紙の場合は、

保管庫に施錠して管理します。


【PCやポータブルHDDのセキュリティ】

基本的にはパスワードで保護します。


PCはBIOSレベルで保護してください。


ポータブルHDDは、

ハードセキュリティのついたHDD

にしましょう。


私は下記写真のHDDを使っています。

メーカ : アイオーデータ
型番 : HDPD-SUT1.0K
容量 : 1TB

 

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5.まとめ

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どうでしたか。


整理整頓の重要性が再認識されたでしょうか。


その重要性が分かっていても、

実践しなければ意味ありません。


ここで整理整頓のポイントを復習しておきます。

 

1)ものは最小限に。(できるだけ減らす)

2)ものは見えるところに置いておく。

3)資料は分類化が重要。(大分類:案件)

4)資料はできるだけ電子化する。

 

それが分かれば、あとは実行あるのみです。

 

「あとから」ではダメ

です。


今やらないと

ものが増えてきます。


そうなると、

ますます気が重くなります。

 

善は急げです。

 

今、この瞬間から実行しましょう。

 

最後までお読みいただき、

ありがとうございました。

 

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※更新履歴※

【更新】2020年1月26日、6月7日、10月28日、2022年9月23日
少しだけ校正させていただきました。

【更新】2019年10月5日
「目次」を追加しました。
これで少しは読みやすくなったと思います。

 

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