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こんにちは、拙作ブログのご紹介です。このブログは河原健次がお届けしています。大分市出身、木更津市在住です。すでに半世紀以上も生存しています。その長い歴史から、日常生活や人生に参考になりそうな情報を提供しています。読者のみなさんに役立つことを願っています。

整理整頓、これで仕事も勉強もバッチリ

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こんにちは。拙作ブログをご覧いただきありがとうございます。

今回は整理整頓について考えてみたいと思います。

皆さん、整理整頓やってますか。
整理整頓しないとどうなるのでしょうか。
その身近な例をあげてみましょう。

1)爪切りがない!

そうなんですよね。
家庭内で一番問題になるのが、この爪切りです。
使った人が、使いっぱなしにしているからですよね。
仮に自分専用の爪切りだとしても、
整理整頓が悪いと、結果は同じです。
探すのに一苦労です。

 

2)電話機のそばに置いていた
ボールペンがない!

これもよくありますね。
大事な電話がかかってきたときに限って、
ボールペンがない!
用件がメモできない!

 

◆家庭内であれば、まだまし。

そうなんです。
整理整頓の問題が家庭内であれば、まだましです。
これが仕事であれば大変です。


場合によっては「始末書」ものです。


大事な契約書が見つからない

 

となると大変です。
契約書とまでいかなくても、
仕事で使う資料が見つからないと、
とたんに、仕事の効率が落ちてしまいます。

 

◆勉強も、運動も。

この効率といえば、
勉強や運動にもあてはまります。


逆にいうと、整理整頓さえしておけば、


仕事も勉強も運動も、
「はかどる」ということになります。

 

えっ、そんなこと百も承知だと??

 

だけど、分かっていても、
実践できないのですよね。

その辺のところも一緒に考えてみましょう。

 

1.整理整頓の基本

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整理整頓の基本は下記です。

1)どこに、何があるかが分かるように。

ものは、見えるところに置きましょう。


目が届くところです。


つまり、普段の自分の行動範囲のなかに、
必要なものを、できるだけ見えるようにしておきます。

 

◆重ね置きはやめよう。

そこでよく見かけるのが、
ものを重ねておいていることです。
これだと、下の方が見えません。
もし、重ねるとしたら、
大きいのは下にしましょう。

そうすると、下のものは一部が見えますので、
それが何かが分かります。

2)小物は透明なケースへ。

小物はケースに入れてください。
その方が整理しやすいからです。
なくしにくいからです。
そのケースは透明なものにしましょう。
中身が見えて、ものの確認できるからです。

3)中が見えないケースにはメモを。

透明なケースがないときは、
(たとえば、段ボールなどには)
箱の外にメモを貼っておきましょう。
そのメモに中身を書いておきます。
あるいは、じかに書いてもよいでしょう。
書く(あるいはメモを貼る)ヶ所は、
できれば3面(上、横×2)にしましょう。
そうすると、段ボールを重ねても大丈夫です。


どちらかの面が表に出てきます。
中に何が入っているかが確認できます。

 

2.整理整頓の方法

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次に、整理整頓の方法です。

1)置き場所を決めておく。

まず置き場所を決めておきましょう。
以下は我が家の例です。
①車のキー:玄関の鍵かけ。
②ボールペン1:壁掛けカレンダーの前。
日別予定が書きやすいように。
③ボールペン2:電話の前。(付箋紙と一緒に)
メモしやすいように。
④爪切り:テレビの前。
⑤懐中電灯:玄関。(非常用)

2)不要なものは捨てる。

不要なものは捨てましょう。
これが、本当の「整理」です。
不要なものを大事に持っていても、場所のムダです。


今、
はやりの「断捨離(だんしゃり)」

をしましょう。


価値のあるものは、
メルカリなどに出品するとお金になります。
家の中が(あるいは倉庫が)片付いたうえに、
お金が入ります。
一石二鳥です。

 

3)最低1年に1回は棚卸しを。

この断捨離を兼ねて、1年に1回は棚卸しをしましょう。
これは家庭内に限りません。
会社(仕事)、部活(学校)でも同じです。

 

3.整理整頓のメリット

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整理整頓のメリットも整理しておきましょう。
(ごめんなさい。シャレがでました)

1)探す手間が省ける。

整理整頓しておくと、
必要なものがすぐに見つかりますし、
それが自分の手の届くところであれば、
探す手間が省けますし、手にする手間も省けます。
私は会社でも家でも、
よく使うものは、
半径1m以内に置いています。

【半径1m以内に置いているもの】
ペン、ハサミ、マーカー、パソコン、スマホ、メモ用紙、
電卓、ティッシュ(ドライ、ウエット両方)、
のり、テープ、カッター、クリップ、
インデクスシート、ポストイット(大、中、小)、
マグネット、眼鏡拭き、はたき(埃払い)、
ハンディ掃除機、卓上カレンダー

 

2)効率が上がる。

整理整頓しておくと、
圧倒的に仕事の効率が上がります。
仕事だけではありません。
たとえば、家事でもそうですよね。
①台所:
鍋、茶碗、箸、包丁などを、
決まった場所に置いておけば、
目をつぶっていても取り出せますよね。
②洗濯:
洗剤、ハンガー、洗濯挟み(大、中、小)も、
整理整頓されていれば、洗濯の効率は飛躍的に上がります。

 

というか、
上記日常生活では、
大体が置き場は決まっていますよね。

長年の知恵です。


つまり、
主婦(夫)は整理整頓の達人です。

 

3)要不要が確認できる。

整理整頓しておくと、
要るものと、要らないものがよく分かります。
整理整頓した当初は要るものだったのでしょうが、
時間の経過や状況の変化で不要になったものが出ます。
それが一目瞭然に分かるのです。


◆たとえば電池

たとえば単1電池を例にとりましょう。
当初は懐中電灯のために、単1電池を常備していたと
します。
非常用の懐中電灯ですので、
電池も分かりやすいところに置いておきました。
ところが、その懐中電灯を買い直したのです。
今度はリモコンとの互換性を考え、単3にしました。
そうすると単1電池は不要ですよね。
このように全種類の電池を分かるように置いておくと、
不要なものがすぐに分かります。

 

4)心穏やかになる。

一番大きなメリットはこれではないかと思っています。
そうなんです。
気持ちが穏やかになるのです。
必要なものが整理整頓されていると、
気持ちが落ち着きます。
「よし、何があってもいいぞ」
という安心感があります。
これは隠れた大きなメリットです。

 

4.資料整理のコツ

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最後に、仕事編です。
仕事で大事なのは資料整理です。


この資料整理のうまい、へたで、
仕事の効率が随分と変わってきます。

 

以下は、私が実践している資料整理法です。


1)紙はキングファイルに入れて分類。
紙はキングファイルに綴じます。
このキングファイルを、意味ありごとに分類します。

 

◆キングファイルの分類

基本は案件ごとです。
○○プロジェクト_予算関係
○○プロジェクト_計画書
○○プロジェクト_完了報告書

 

◆インデックスで仕切る。

キングファイルのなかの資料、書類はグループ化して、
インデックス(口取り紙)を貼ります。
これで、キングファイルを開けると、
一目で何が綴じられているかが分かります。
・令達書 ・購入仕様書 ・契約書
・工程表 ・体制表 ・連絡票

 

2)できるだけ電子化に。

上記紙ベースは、もう時代錯誤です。
しかも、以下のデメリットがあります。
①場所をとる
②持ち運びに不便
③劣化しやすい

たしかに、
契約書などは原紙が必要でしょうが、
それ以外であれば「写し」でも構いません。

であれば、全部PDF化(電子化)しましょう。

私は全部(契約書も)PDF化して、
ポータブルHDDに入れています。
このポータブルHDDには、
Word、Excelで作成した資料も入れています。

◆PCに保存しない。

ここで注意したいのは、
上記PDFなどの電子版は
PCに入れないようにしてください。
外付けのポータブルHDDに保管
するようにしてください。


【PCに保存しない理由】

①PCに入れておくと使い回しができない。
②信頼性が落ちる。


PCがクラッシュ(故障)すると、
資料もダメになる。(取り出せなくなる)

 

3)セキュリティに注意。

PCでもポータブルHDDでもそうですが、
セキュリティには十分な注意が必要です。
ちなみに紙の場合は、保管庫に施錠して管理します。


【PCやポータブルHDDのセキュリティ】

基本的にはパスワードで保護します。


PCはBIOSレベルで保護してください。


ポータブルHDDは、
ハードセキュリティのついたHDD

にしましょう。
私は下記写真のHDDを使っています。

メーカ : アイオーデータ
型番 : HDPD-SUT1.0K
容量 : 1TB

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5.まとめ

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どうでしたか。
整理整頓の重要性が再認識されたでしょうか。
その重要性が分かっていても実践しなければ意味ありません。
ここで整理整頓のポイントを復習しておきます。

1)ものは最小限に。(できるだけ減らす)
2)ものは見えるところに置いておく。
3)資料は分類化が重要。(大分類:案件)
4)資料はできるだけ電子化する。

それが分かれば、あとは実行あるのみです。

「あとから」ではダメ
です。

今やらないと
ものが増えてきます。

そうなると、ますます気が重くなります。

善は急げです。

今、この時から実行しましょう。

 

最後までお読みいただき、
ありがとうございました。