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こんにちは、拙作ブログのご紹介です。このブログは河原健次がお届けしています。大分市出身、木更津市在住です。すでに半世紀以上も生存しています。その長い歴史から、日常生活や人生に参考になりそうな情報を提供しています。読者のみなさんに役立つことを願っています。

段取り、これで仕事や生活が面白くなる

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後片付け(食器洗い)

こんにちは。
拙作ブログをご覧いただきありがとうございます。

今回は「段取り」について考えてみたいと思います。


段取りって、難しいように感じますよね。


仕事のニオイがプンプンです。


こういうのって嫌ですよね。


でも、段取りって、仕事だけではありません。


もちろん、仕事が一番その効果が出るのですが、


身近なところにでも、
段取りがあるのです。


いえ、段取りをしている

といったほうがよいかもしれません。


そうなんです、
皆さんも無意識のうちに
段取りしているのです。

 

◆家事について。

たとえば家事です。
掃除、洗濯、料理、後片付け・・。
いずれも、毎日の日課ですよね。


家事など、
やることが複数あるところには、
間違いなく、段取りがあります。


段取りなしでは「こと」は進みません。


つまり、


ご飯を作って
→後片付けして
→洗濯して
→お掃除

 


と、このように順番にやることが、
「段取り」なのです。

 

えっ、それだけなの??

はい、それだけです。

 

ところが、その順番によって、
効率が違ってきます。


使うエネルギー時間が違ってきます。
疲れ方も違ってきます。

 

しかも、毎日の日課となると、
その差は大きいですよね。


塵も積もれば何とかです。

 

だから、段取り大事なのです。
重要なのです。

 

ということで、
段取りのこと、少し考えてみましょう。

 

1.段取りの意味

段取りの意味は下記です。

『物事を行う順序や手順。
また、その準備のこと』

 

1)かみ砕いていうと。

かみ砕いていうと、作業の順番です。


一人で複数のことをするときに、
全部を一緒にはできません。


一つずつしなければなりません。


その順番を段取りといいます。

 

ただ、その順番で効率が違ってくるのです。


そこに、
工夫が必要になってきます。


つまり、
段取りに、うまいへたが出てきます。

 

2.家事の例

身近な例として家事を見てみます。

<やること> ( )内は所要時間です。
①お風呂の掃除(20分)
②ゴミ出し(5分)
③部屋の掃除(20分)
④洗濯(30分)

さて、この4つの作業をどういう順番で行いますか。
どんな順番でやっても、ことはすみますね。
だから、問題なしですね。

本当でしょうか?

検証してみましょう。

例1:①→②→③→④
このときの問題点:
◇部屋の掃除で出てきたゴミが残ってしまいました。
◇部屋の掃除で汚れた雑巾を洗おうと思ったら、
 お風呂の残り湯がない。
◇洗濯が終わるまで、待ちが発生した。

そうなんですね。


何も考えずにすると、
このような問題がおきるのです。

 

問題というほどのものではありませんが、
あまりかしこくはありませんよね。

正しい順番は下記です。

④→③→①→②

 

◆進め方のコツ

1)洗濯のように、
機械に任せられるものを最初に。


洗濯は洗濯機に任せられますよね。
一旦セットしてスタートボタンを押しておけば、
脱水まで自動でやってくれます。
このような作業を先にします。
自動でやっている時間を
別な作業に使えるからです。

 

2)順番性のあるものを頭に入れる。

やることには、次の2種類があります。


A.順番性の作業:
 たとえば、部屋の掃除とゴミ出しは、順番性があります。
 部屋の掃除→ゴミ出し
 (部屋の掃除で出たゴミも一緒に出せるので)

 部屋の掃除とお風呂の掃除もそうです。
 部屋の掃除→お風呂の掃除
 (部屋の掃除でよごれた雑巾をお風呂の残り湯で洗えます)


B.独立性の作業:
 作業同士が関係のない作業をいいます。(下記)
 お風呂の掃除、部屋の掃除、洗濯

上記AとBを頭に入れて段取りを考えると、
効率の良い作業ができます。
しかも、節水などの省エネにもなります。

 

3.仕事の例

つぎに、仕事の例を考えてみましょう。

 

以下は、
私がいつも実践していることです。

 

1)雑用の場合。

雑用というと失礼ですね。
ようは、プロジェクトのような、
メイン業務以外の作業を例にとります。


<やること>
①週報作成
②メールチェック
③トラブル対応
④業務依頼対応
⑤出張関係(出張上申、出張報告、出張精算など)

上記作業の正しい段取りは下記です。
(あくまでも私の場合ですが)
②→③→④→⑤→①

理由は分かりますよね。

理由1)
緊急性の高いものを優先する。⇒ ③

理由2)
その前に仕事量の全体像をつかむ。⇒ ②

理由3)
自分以外に関係のあるものを優先する。⇒ ④、⑤

 

◇ポイント◇

・業務の全体像をつかむ。(優先度最大)
・相手に確認したり、
依頼することを先にやる。

(そうしておかないと、
あとで「待ち」が発生します)

・自分一人でできることは後回し。
(優先度最小)


上記理由も分かりますよね。
これをやっておけば安心です。
といっても、
雑用で1日がつぶれることもあります。(涙)

 

2)プロジェクトの場合。

プロジェクトの場合は簡単です。


簡単といっているのは、
段取りのところだけです。


プロジェクト自体は規模も大きく、
時間もかかりますので、
雑用とは比較にならないぐらい大変な作業(業務)です。

 

◆工程表で管理

プロジェクトの場合は、下記のような工程表を作成して、
実行します。
つまり、この工程表が段取りとなります。
この工程表のよいところは、
進捗が見えるところです。

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プロジェクトの工程表

 プロジェクトでは、
この工程表(段取り)がないと、
工程管理はできません。


それだけ工程表は、
大事なドキュメントなのです。

 

4.段取りのメリット

ここで、段取りのメリットを整理しておきます。

 

1)ムダを省く。

かしこい段取りはムダを省きます。
手間や時間を短縮できます。
この手間や時間の短縮が、
最大のメリットです。

 

2)効率化。

つまり、最少リソース(資源)で、最大の成果が出せます。
車でいうと、「最高燃費」ですね。
コスト削減に有効です。
特に人件費が削減できます。

 

3)頭の活性化。

段取りを考え、工夫することは、
それだけ頭を使うことになりますので、
頭(脳)の活性化につながります。


「どうしたら手間が省けるか」


を考えるだけで、
脳はフル稼働します。

 

4)省エネにも。

これは、家事などにいえることですが、


家事をうまくこなすと、
節電や節水になります。


つまり、余分な電気や水を使わなくてすみます。


だから、家計にも優しくなります。


時間が短縮したうえに、
光熱費が安くなる。


いいことずくめです。

 

5)なにより楽しい。

これは、私だけのメリットかも知れません。
段取りを考えることは、意外と楽しいのです。


パズルを解く感覚ですかね。


パズルですので、


あえて、作業の順番を変えて
みることもあります。


すると、
新しい発見があるのです。

 

やっぱり、
こういうのは私だけですかね。(苦笑)

 

5.段取りに向いている人

この段取りに向いている人を考えてみましょう。

1)効率重視の人。

段取りのメリットから考えると、
効率を重視する人が向いています。

 

2)面倒くさがり屋。

意外と向いているのが、この「面倒くさがり屋」です。


面倒くさがり屋だから、
早く終わらせたいのでしょうね。


何とか頭を使って、
楽に終わらせようと考えるのでしょうね。

 

3)頭を使うのが好きな人。

究極は、作業うんぬん、ではなく、


ひたすら頭を使いたい人です。


なんだか本末転倒なような気がしますが、
私もその部類に入りそうです。

 

6.まとめ

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後片付け(食器乾燥機)

どうでしたか。

段取りって、面白いでしょう。


仕事上の段取りは、
少し気が重たいでしょうが、

それ以外は楽しいですよ。


と思っているのは私だけかもしれません。

最後に身近な例をあげておきます。

 

◆食べる順序も段取りのうち。

テーブル上に並んだ食事ですが、
どんな順番で食べていますか。
私は、ひととおり味見して、
そのあとに、順番を決めます。
順番の決め方は内緒です。

 

◆洗車も。

洗車の順番も段取りの一つですが、
その順番は、ほぼ決まっていますよね。
基本は上からです。


ルーフ→ボディ→窓ガラス→タイヤ


これは鉄則ですので、
工夫の余地がありません。


といいたいところですが、
とんでもありません。


工夫の余地はあります。


それは、
太陽の位置と風向きです。


この気象条件で、
洗う順番が変わります。


つまり、
気象条件をみながら、
乾きにくいところから洗っていきます。

 

どうですか、面白いでしょう。

皆さんも、段取りを考えて見てください。

 

固定観念はだめですよ。
頭を柔らかく、ですよ。

 

 最後までお読みいただき、
ありがとうございました。