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こんにちは、拙作ブログのご紹介です。このブログは河原健次がお届けしています。大分市出身、木更津市在住です。すでに半世紀以上も生存しています。その長い歴史から、日常生活や人生に参考になりそうな情報を提供しています。読者のみなさんに役立つことを願っています。

ビジネスメールの書き方、5つのポイント裏技も

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郵便物のサンプル(ビジネスメールに代えて)

こんにちは。
拙作ブログをご覧いただきありがとうございます。

今回はビジネスメールについて書きたいと思います。
なお、冒頭の写真は紙メールです。


今回とりあげるのは「電子メール」です。
アイキャッチできる手頃の写真がなくて、
ペーパー版を使いました。ご容赦ください。

 

1)今さらですが。

「今さらビジネスメールか」
とお思いでしょうが、
少しだけおつき合いください。


たしかに、
ビジネスメールのハウツーものは、
沢山あります。


しかし、私にいわせれば総花的です。
今ひとつ説得力に欠けます。


そこで、ポイントを絞った解説にしてみました。

もちろん、
私の実体験がベースになっています。

 

2)実用性の高い解説を。

自慢ではありませんが、
私はビジネスメールを1日100件近く書いていました。


一時期(3~4年間)は、
サポセン(サポートセンター)のセンター長として、
クレーム対応ばっかりしていました。


明けても暮れても
「ごめんなさい」メールばかりです。(笑)


だから私の日本語変換辞書には、
お詫びの慣用句が並んでいました。(笑)


この経験のなかで、
唯一ためになったのはメールの書き方です。


「早く」、「分かりやすく」、「正確に」

 


このメールの三要素が体にたたき込まれました。

 

その経験の一部を、
本稿でご紹介したいと思います。

 

1.基本が大事

まずは、ビジネスメールの基本です。


この基本が大事ですので、
よく読んで理解してください。

この基本が分かれば、
ビジネスメールの半分は理解したのも同然です。

 

1)相手(読み手)の立場で。

メールの基本は、これしかありません。


常に読む人の立場で書くのです。


これは普通の文書でも同じです。
あなたが嫌だなあ、
読みにくいなあ、
と思う文章は相手も同じです。

 

2)簡潔に。

とくにビジネスシーンでは
時間が勝負です。


メールの内容は、
短時間で理解できるように
工夫してください。

 

3)ポイントを分かりやすく。

そのためには、
いわんとするところを分かりやすくしてください。

 

4)心を込めて。

文章に心を込めましょう。
書くときは、相手の顔を思い浮かべてください。


メール(文章)には、
あなたの人となりが出てきます。


そっけない文章は、
そっけない人のように見られます。


いえ逆です。
そっけない人は、
そっけない文章になるのです。
そんな文章しか書けないのです。

 

2.件名に気配りを

私が一番気を遣っているのが、
メールの件名です。

① 「ご連絡」 ×(ダメ)
② 「△△について」 △(まだまだ)
③ 「△△のご回答」 ○(合格)

上記3つの例はお分かりですよね。
皆さんも、③になるよう心がけてください。


名(件名)が体(中身)を
あらわすことが重要です。


<その他の注意事項>
◇件名が長くならないように。
 全角20文字以内(目安)
◇口語体や、「?」、「!」の使用は厳禁。
 品がありません。

 

3.要点や結論を先に

相手も忙しいのです。
要点や結論を先に書きましょう。

とにかく、何が言いたいのかが先です。

 

**** 文例(要点や結論を先に) ****
 突然で恐縮です。
 先日お電話でお願いしていました、
 「△△」の見積依頼です。
 下記仕様にてお見積もりをお願いします。
 1.購入仕様(抜粋)・・詳細は添付をご参照ください。
  1)品名:△△ソフトウェア一式
  2)主要仕様:
  3)見積期限:△/△(目安)
**** ここまで ****

 

4.期限を明記する

メールで忘れがちなのが、この期限です。


◇いつまでに回答が欲しいのか。
◇いつまでに回答するのか。
◇あるいは、いつまで待って欲しいのか。


これらをはっきり書いておきましょう。

 

1)依頼時には遠慮が入る。

見積依頼や検討依頼のときに、よくやるのが、
「遠慮」が入って、期限を明記しないことがあります。
これは相手にも失礼です。
どうでもよい依頼ではないのですよね。
大事な依頼ですよね。


だったら、
いつまでに回答が欲しいかを書くべきです。

 

2)依頼受け時に自己防衛が入る。

逆に依頼を受けたときの回答メールに、
「△△までに回答します」
を書かないことがあります。


これはビジネスマンとして失格です。


依頼されたことは、いつまで回答するかの
回答時期を明記すべきです。

 

仮に、依頼者が回答期限を書いていなくても、
回答側は回答期限を宣言するのが常識です。


そうすると、
依頼者はあなたの誠実さを認識してくれるでしょう。

 

5.番号を付けて箇条書きに

ビジネスメールは可能な限り箇条書きにしてください。
冒頭の挨拶文以外は箇条書きにしてください。


その箇条書きには、
番号を付けてください。


それは、
①読みやすくするため。
②電話などで説明や補足するときに、
メールの場所を特定しやすくするためです。

 

**** 文例(箇条書き) ****
 以下補足です。
 1)ソフトウェアと同時に、
   ドキュメントを納入してください。
 2)ドキュメントは下記でお願いします。
 3)すなわち、下記を明記してください。
  ①処理概要
  ②引数の説明
  ③参照ファイルの説明
  ④変数名(略称)とその意味
 4)ドキュメントの書式は御社に一任します。
 5)納入は電子ファイルでお願いします。
 6)ペーパーは不要です。
**** ここまで ****

どうですか。
分かりやすいでしょう。
あとから電話で話をするときも話がしやすいでしょう。

 

6.クイックレスに心がける

依頼メールの回答がきたら、
すぐにお礼メールを返してください。

**** 文例(お礼メール) ****
 ご回答をいただき、 ありがとうございました。
 ただいま、中身を読ませていただいています。
 よって、正式な確認結果は、もう少しお時間をください。
 とりあえず、回答書を受領した旨、ご連絡申し上げます。
 お忙しいところをありがとうございました。
 取り急ぎ、お礼とご連絡まで。
**** ここまで ****

 

7.裏技その1

そして、ここからが裏技です。

私がよくつかう「手」です。

 

大事なことは「わざと間違う」のです。

そうすると、
相手への印象(インパクト)が強くなります。

 

**** 文例(間違ったメール) ****
 3.希望回答期限 : ~ 明日(3月20日

**** ここまで

 

上記メールを送信したあとに、
下記の訂正メールを出します。

 

**** 文例(訂正メール) ****
 先ほどのメールに重大な間違いがございました。
 3.希望回答期限 :
   ~ 3月20日 ×(間違い)
      ↓
   ~ 4月20日 ○(3月でなく4月の間違いでした)
 お詫びして訂正させていただきます。
**** ここまで

これで、期限が強調されました。
相手へのインパクトが強くなりました。

多少手間がかかりますが、
大事なことを伝える裏技です。

ただ、何でもそうですが、
使いすぎには注意しましょう。
オオカミ少年になります)

 

8.裏技その2

今度は、宛先をわざと間違います。
こちらのほうが高等テクニックです。

**** 文例 ****
 X様
 いつもお世話になっています。
 1件お願いがあり、メールさせていただきました。
 A君のことです。
 X様もお気づきかと思いますが、
 最近元気がないようです。
 つきましては、お忙しいところ恐縮ですが、
 X様から励ましのお言葉をいただけると助かります。
**** ここまで

これをA君に送信するのです。


しかも、何もアクションをとりません。


送信したほうは、
間違いに気づいていないふりをするのです。


はい分かりましたよね。


送信者の気遣いを
間違った振りをして本人に知らせるのですね。

 

これも、注意が必要です。
相手(A君)が素直であることが前提です。
ひねくれていると、それこそ逆効果です。

たまにですが、私はこのテクニックを使っています。

実際には逆のパターンですけどね。

「失敗ばかりして、
少しは気づいて欲しいよね」

を本人に送信しています。
これが一番効きます。

 

9.まとめ

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どうでしたか。
ビジネスメールのポイントがお分かりになったでしょうか。
冒頭にも申し上げましたが、
ビジネスメールの書き方やテクニックも大事ですが、


もっと大事なのは、
書く人の人柄です。


テクニックは学べても、
人柄までは学べません。


人柄は、
心のありよう、性格だからです。

 

このへんのところも
理解しておいてくださいね。

 最後までお読みいただき、
ありがとうございました。