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こんにちは、拙作ブログのご紹介です。このブログは河原健次がお届けしています。大分市出身、木更津市在住です。すでに半世紀以上も生存しています。その長い歴史から、日常生活や人生に参考になりそうな情報を提供しています。読者のみなさんに役立つことを願っています。

ビジネスメールの書き方、5つのポイント裏技も

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郵便物のサンプル(ビジネスメールに代えて)

こんにちは。
拙作ブログをご覧いただきありがとうございます。

今回はビジネスメールについて書きたいと思います。
なお、冒頭の写真は紙メールです。


今回とりあげるのは「電子メール」です。
アイキャッチできる手頃の写真がなくて、
ペーパー版を使いました。ご容赦ください。

 

1)今さらですが。

「今さらビジネスメールか」
とお思いでしょうが、
少しだけおつき合いください。


たしかに、
ビジネスメールのハウツーものは、
沢山あります。


しかし、私にいわせれば総花的です。
今ひとつ説得力に欠けます。


そこで、ポイントを絞った解説にしてみました。

もちろん、
私の実体験がベースになっています。

 

2)実用性の高い解説を。

自慢ではありませんが、
私はビジネスメールを1日100件近く書いていました。


一時期(3~4年間)は、
サポセン(サポートセンター)のセンター長として、
クレーム対応ばっかりしていました。


明けても暮れても
「ごめんなさい」メールばかりです。(笑)


だから私の日本語変換辞書には、
お詫びの慣用句が並んでいました。(笑)


この経験のなかで、
唯一、ためになったのはメールの書き方です。


「早く」、「分かりやすく」、「正確に」

 


このメールの三要素が「体」にたたき込まれました。

 

その経験の一部を、
本稿でご紹介したいと思います。

 

 

楽天/人生   Amazon/人生

楽天/生活   Amazon/生活

楽天/言葉  Amazon/言葉

 

 

1.基本が大事

まずは、ビジネスメールの基本です。


この基本が大事ですので、
よく読んで理解してください。

この基本が分かれば、
ビジネスメールの半分は理解したのも同然です。

 

1-1.相手(読み手)の立場で

メールの基本は、これしかありません。


常に読む人の立場で書くのです。


これは普通の文書でも同じです。
あなたが嫌だなあ、
読みにくいなあ、
と思う文章は相手も同じです。

 

1-2.簡潔に

とくにビジネスシーンでは
時間が勝負です。


メールの内容は、
短時間で理解できるように
工夫してください。

 

1-3.ポイントを分かりやすく

そのためには、
いわんとするところを分かりやすくしてください。

 

1-4.心を込めて

文章に心を込めましょう。
書くときは、相手の顔を思い浮かべてください。


メール(文章)には、
あなたの人となりが出てきます。


そっけない文章は、
そっけない人のように見られます。


いえ逆です。
そっけない人は、
そっけない文章になるのです。
そんな文章しか書けないのです。

 

2.件名に気配りを

私が一番気を遣っているのが、
メールの件名です。

① 「ご連絡」 ×(ダメ)
② 「△△について」 △(まだまだ)
③ 「△△のご回答」 ○(合格)

上記3つの例はお分かりですよね。
皆さんも、③になるよう心がけてください。


名(件名)が体(中身)を
あらわすことが重要です。


<その他の注意事項>
◇件名が長くならないように。
 全角20文字以内(目安)
◇口語体や、「?」、「!」の使用は厳禁。
 品がありません。

 

3.要点や結論を先に

相手も忙しいのです。
要点や結論を先に書きましょう。

とにかく、何が言いたいのかが先です。

 

**** 文例(要点や結論を先に) ****
 突然で恐縮です。
 先日お電話でお願いしていました、
 「△△」の見積依頼です。
 下記仕様にてお見積もりをお願いします。
 1.購入仕様(抜粋)・・詳細は添付をご参照ください。
  1)品名:△△ソフトウェア一式
  2)主要仕様:
  3)見積期限:△/△(目安)
**** ここまで ****

 

4.期限を明記する

メールで忘れがちなのが、この期限です。


◇いつまでに回答が欲しいのか。
◇いつまでに回答するのか。
◇あるいは、いつまで待って欲しいのか。


これらをはっきり書いておきましょう。

 

4-1.依頼時には遠慮が入ってしまう

見積依頼や検討依頼のときに、よくやるのが、
「遠慮」が入って、期限を明記しないことがあります。
これは相手にも失礼です。
どうでもよい依頼ではないのですよね。
大事な依頼ですよね。


だったら、
いつまでに回答が欲しいかを書くべきです。

 

4-2.依頼受け時に自己防衛が入る

逆に依頼を受けたときの回答メールに、
「△△までに回答します」
を書かないことがあります。


これはビジネスマンとして失格です。


依頼されたことは、いつまで回答するかの
回答時期を明記すべきです。

 

仮に、依頼者が回答期限を書いていなくても、
回答側は回答期限を宣言するのが常識です。


そうすると、
依頼者はあなたの誠実さを認識してくれるでしょう。

 

5.番号を付けて箇条書きに

ビジネスメールは可能な限り箇条書きにしてください。
冒頭の挨拶文以外は箇条書きにしてください。


その箇条書きには、
番号を付けてください。


それは、
①読みやすくするため。
②電話などで説明や補足するときに、
メールの場所を特定しやすくするためです。

 

**** 文例(箇条書き) ****
 以下補足です。
 1)ソフトウェアと同時に、
   ドキュメントを納入してください。
 2)ドキュメントは下記でお願いします。
 3)すなわち、下記を明記してください。
  ①処理概要
  ②引数の説明
  ③参照ファイルの説明
  ④変数名(略称)とその意味
 4)ドキュメントの書式は御社に一任します。
 5)納入は電子ファイルでお願いします。
 6)ペーパーは不要です。
**** ここまで ****

どうですか。
分かりやすいでしょう。
あとから電話で話をするときも話がしやすいでしょう。

 

6.クイックレスに心がける

依頼メールの回答がきたら、
すぐにお礼メールを返してください。

**** 文例(お礼メール) ****
 ご回答をいただき、 ありがとうございました。
 ただいま、中身を読ませていただいています。
 よって、正式な確認結果は、もう少しお時間をください。
 とりあえず、回答書を受領した旨、ご連絡申し上げます。
 お忙しいところをありがとうございました。
 取り急ぎ、お礼とご連絡まで。
**** ここまで ****

 

7.裏技その1

そして、ここからが裏技です。

私がよくつかう「手」です。

 

大事なことは「わざと間違う」のです。

そうすると、
相手への印象(インパクト)が強くなります。

 

**** 文例(間違ったメール) ****
 3.希望回答期限 : ~ 明日(3月20日

**** ここまで

 

上記メールを送信したあとに、
下記の訂正メールを出します。

 

**** 文例(訂正メール) ****
 先ほどのメールに重大な間違いがございました。
 3.希望回答期限 :
   ~ 3月20日 ×(間違い)
      ↓
   ~ 4月20日 ○(3月でなく4月の間違いでした)
 お詫びして訂正させていただきます。
**** ここまで

これで、期限が強調されました。
相手へのインパクトが強くなりました。

多少手間がかかりますが、
大事なことを伝える裏技です。

ただ、何でもそうですが、
使いすぎには注意しましょう。
オオカミ少年になります)

 

8.裏技その2

今度は、宛先をわざと間違います。
こちらのほうが高等テクニックです。

**** 文例 ****
 X様
 いつもお世話になっています。
 1件お願いがあり、メールさせていただきました。
 A君のことです。
 X様もお気づきかと思いますが、
 最近元気がないようです。
 つきましては、お忙しいところ恐縮ですが、
 X様から励ましのお言葉をいただけると助かります。
**** ここまで

これをA君に送信するのです。


しかも、何もアクションをとりません。


送信したほうは、
間違いに気づいていないふりをするのです。


はい分かりましたよね。


送信者の気遣いを
間違った振りをして本人に知らせるのですね。

 

これも、注意が必要です。
相手(A君)が素直であることが前提です。
ひねくれていると、それこそ逆効果です。

たまにですが、私はこのテクニックを使っています。

実際には逆のパターンですけどね。

「失敗ばかりして、
少しは気づいて欲しいよね」

を本人に送信しています。
これが一番効きます。

 

9.まとめ

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どうでしたか。
ビジネスメールのポイントがお分かりになったでしょうか。
冒頭にも申し上げましたが、
ビジネスメールの書き方やテクニックも大事ですが、


もっと大事なのは、
書く人の人柄です。


テクニックは学べても、
人柄までは学べません。


人柄は、
心のありよう、性格だからです。

 

このへんのところも
理解しておいてくださいね。

 最後までお読みいただき、
ありがとうございました。

 

 ※更新履歴※

 【更新】2019年10月1日
「目次」を追加しました。
これで少しは読みやすくなったと思います。

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